Comment répondre aux attentes de l’administration fiscale et éviter que ne soient écartées les dépenses de personnel ?
Le dossier justificatif technique et le tableau Excel qui lui est annexé, doivent comporter des éléments précis pour chaque opération de R&D (cf. Guide du MESR) :
- identifier le personnel R&D engagé ;
- préciser le diplôme le plus élevé avec l’année d’obtention et l’établissement qui l’a délivré ;
- décrire pour chacun le rôle dans l’opération de R&D (compétences et tâches scientifiques et techniques exactes accomplies pour participer à la levée des verrous) ;
- tenir à disposition des administrations tous les justificatifs nécessaires (diplômes, CV et fiches de poste) ;
- préciser le temps passé sur chaque opération ou phase de R&D et non sur un axe de R&D complet.
- tenir compte des activités non éligibles du personnel telles que les formations, les déplacements, les commandes de matériel, le recrutement…
➤ Pour les personnes participant à une opération de R&D à hauteur d’un faible pourcentage de leur temps de travail, l’entreprise doit veiller à démontrer en quoi leur contribution est indispensable à l’accomplissement de l’opération.
➤ Pour les personnes participant à une opération de R&D à hauteur de 100% de leur temps de travail, l’entreprise doit également veiller à justifier cette quotité.
Un tableau du suivi des temps doit être mis en place par la société et les chercheurs remplissent quotidiennement le tableau qui permet de rattacher les dépenses valorisées avec les opérations de R&D.
Des dépenses de personnel liées au PDG et au directeur technique développement ou ayant une fonction commerciale
- Elles seront insuffisamment justifiées si ces derniers sont dispensés du pointage, ou si les tableaux horaires de travail mentionnent en pourcentage le temps passé à la R&D, sans détail des opérations réalisées en R&D (CAA de Nantes, 28 novembre 2023, Sarl Sedisor, 22NT02905).
- Les agendas électroniques doivent comporter en détail la nature des missions ou des tâches effectuées, et/ou établir une fiche de poste.
- Le tableau de suivi des temps doit être rempli une fois par semaine.
Analyse sur les derniers arrêts de la Cour Administrative d’Appel (CAA)
En 2023, la jurisprudence illustre largement la tendance marquée au redoublement d’attention et d’exigence de l’administration fiscale et des juges en matière de justification des temps de R&D.
Par ces arrêts, la Cour Administrative d’Appel de Nantes jugeant que la détermination forfaitaire des temps est insuffisante au regard de la loi fiscale, ou la CAA de Paris, jugeant que la détermination en pourcentage du temps passé pour les tâches codifiées et qualifiées de R&D par une société et insuffisamment justifiées par la production d’agendas électroniques qui ne mentionnent ni la nature des missions, ni les tâches R&D effectuées, la CAA confirme la tendance à exiger que démonstration des temps affectés à la R&D doit s’appuyer sur des justificatifs probants.
La justification et le système de suivi des temps appliqués à la R&D, pour être prise en compte, doit démontrer de manière précise en corrélation entre les dépenses de personnel valorisées et les opérations de R&D avec un niveau de détail qui emporte la conviction.
Source : CAA de Nantes, 28 novembre 2023, Sarl Sedisor, 22NT02905, CEE de Paris 13 décembre 2023, SA Cellectis 22PA01220